Bokningsfunktionen gör det möjligt för användarna att själva boka t ex tvättstuga, konferenslokal eller liknande via intranätet.
Administratören har på bokningssidan en länk som leder till sidan Administrera bokning. Här kan man ange vad som ska kunna bokas samt klockslag för bokningsbara pass. Det går också att ändra uppgifter samt avaktivera sådant som inte är i bruk och därför inte ska synas för användarna.
Administratören definierar bokningsbara kategorier, till exempel övernattningslägenhet, konferensrum eller tvättstuga. Till dessa knyts tidspass med klockslag för start och slut. Om det finns flera kategorier kommer användaren först till en lista med kategorier där man väljer vad man vill boka. Därefter kommer man till själva bokningskalendern.
Det finns även en funktion för sambokning av olika fysiska resurser för en kategori. Det kan gälla till exempel två likvärdiga tvättstugor. I stället för att skapa en kategori för varje tvättstuga är det då lämpligare att låta en kategori – tvättstuga- innefatta flera fysiska tvättstugor, så kallade resurser. Anvisningar finns nedan under rubriken Sambokning av resurser.
Du börjar med att definiera en kategori, det vill säga vad som ska kunna bokas.
På sidan Administrera bokning finns en länk Skapa kategori. Här ger du ett namn för det som ska kunna bokas, t ex tvättstuga, övernattningsrum eller konferenslokal.
Ange sedan hur många bokningar en och samma medlem/användare får göra för denna kategori.
När du har klickat på Spara kommer kategorin att synas på sidan Administrera bokning. Här finns också en redigera-symbol, när du klickar på den kommer du till kategorins sida där du sköter allt som har med just denna kategori att göra.
Du kan till exempel inaktivera en kategori som inte är i bruk, och senare aktivera den. En inaktiv kategori blir grå.
Nästa steg är att ange vilka klockslag som ska gälla för de pass som ska kunna bokas.
När du befinner dig på den aktuella kategorins sida klickar du på länken Nytt pass som finns under rubriken pass. När du har fyllt i start- och sluttid för ett bokningsbart pass och klickat på Spara kommer passet att synas under rubriken Pass. Ett pass kan sträcka sig över midnatt, men var noga med att kontrollera att dina pass inte överlappar varandra.
Om du vill ändra ett pass klickar du på passets redigera-symbol. Då har du möjlighet att ändra klockslag eller inaktivera ett pass som av någon anledning inte ska vara tillgängligt för användarna. Du kan vid senare tillfälle aktivera ett inaktivt pass. Ett inaktivt pass visas grått i listan.
Ett pass som inte är bokat av någon har en soptunne-symbol. Om du klickar på den tas passet bort helt och hållet.
Om det finns flera fysiska resurser av en och samma kategori kan det vara praktiskt att medlemmarna kan boka dessa i en och samma bokningstabell. Det kan till exempel gälla flera likvärdiga konferensrum eller tvättstugor. På medlemmens sida visas Ledigt så länge som någon av de fysiska resurserna är ledig. Först när alla resurser för denna kategori är bokade visas Upptaget.
Så här gör du: Längst ner på den aktuella kategorins sida finns länken Skapa flera resurser som sambokas. När du klickar på länken kommer rubriken Resurser fram på kategorins sida. Där under finns nu en i förväg skapad resurs med samma namn som kategorin samt länken Ny resurs. Troligen vill du byta namn på den förskapade resursen, kanske från tvättstuga till tvättstuga 1. Detta gör du genom att klicka på redigera-symbolen. Observera att det du byter namn på är den fysiska resursen, kategorin behåller sitt gamla namn. Därefter kan du definiera nya resurser, till exempel tvättstuga 2 osv, via länken Ny resurs.
Tänk efter om de olika resurserna kan anses som likvärdiga. Om det till exempel finns ett stort och ett litet konferensrum kan det vara lämpligt att skapa en kategori för vardera konferensrummet så att medlemmen kan välja. Om resurserna kan ses som likvärdiga och det inte spelar någon roll för den som bokar väljer du att skapa flera resurser för en och samma kategori.
Resurser kan, precis som kategorier och pass, inaktiveras och aktiveras. Inaktiva pass visas som grå text i resurslistan. Resurser som inte har tagits i anspråk för någon bokning har en soptunne-symbol. Om du klickar på den tas resursen bort.